Contract Management
契約更新・期限管理の漏れを、通知と仕組みで防ぐ
契約更新日、ライセンス期限、点検期限、対応期限などの管理は、業務上とても重要です。しかし、Excelや担当者の記憶に頼った運用では、確認漏れや通知漏れが発生しやすくなります。
エイミーでは、契約や期限情報をWebシステムで管理し、必要なタイミングで通知・リマインドできる仕組みを開発いたします。担当者の手作業に頼らず、継続的に運用しやすい管理体制づくりを支援いたします。
必要なタイミングで知らせることで、管理漏れを防ぎます。
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Check
このようなお悩みは
ありませんか？
- 契約更新日をExcelで管理している
- 更新前の通知を担当者が手動で行っている
- 契約期間や通知タイミングが顧客ごとに違う
- ライセンスやサブスクリプションの期限管理が煩雑
- 点検日、対応期限、提出期限などを管理しきれていない
- 担当者が変わると管理方法が分からなくなる
- 更新漏れが売上や顧客対応に影響する可能性がある
What We Build
契約・期限管理システムでできること
契約・期限管理システムでは、顧客、契約、サービス、期限、通知タイミングなどを一元管理できます。契約や期限を一覧で見える化し、必要なタイミングで通知することで、管理漏れを防ぎます。
顧客情報の管理
顧客名、担当者、連絡先、契約中のサービスなどをまとめて管理し、契約情報と紐づけます。
契約情報の管理
契約種別、契約内容、金額、担当者、関連資料などを登録し、契約台帳として確認できます。
契約開始日・終了日の管理
開始日、終了日、更新日などの重要な日付を管理し、期限が近い契約を把握しやすくします。
契約期間に応じた終了日の自動計算
契約開始日と契約期間をもとに終了日を自動算出し、手入力による日付のずれを減らします。
更新前通知・期限前通知
契約更新や期限到来の前に、設定したタイミングで通知を送り、確認漏れを防ぎます。
担当者へのリマインド
社内担当者へ対応予定を知らせ、更新確認や顧客連絡のタイミングを逃しにくくします。
顧客への通知メール送信
必要に応じて顧客向けの更新案内や期限通知メールを送信できるようにします。
対応状況のステータス管理
未対応、確認中、更新済み、終了予定などの状態を管理し、対応状況を見える化します。
更新履歴の管理
過去の更新日、変更内容、対応履歴を残し、担当者が変わっても経緯を追えるようにします。
CSV出力・一覧検索
顧客名、契約種別、期限、ステータスなどで検索し、一覧データをCSVとして出力できます。
Approach
業務改善へのアプローチ
- 01
管理している期限情報を確認
契約、ライセンス、点検、対応期限など、現在どのような期限を管理しているかを確認いたします。
- 02
通知ルールを整理
何日前に、誰に、どのような内容で通知するかを整理いたします。
- 03
管理画面を設計
担当者が確認しやすい一覧、検索、ステータス管理、履歴管理の画面を設計いたします。
- 04
自動通知を実装
メール通知やリマインド通知を自動化し、手作業による確認漏れを減らします。
Case Studies
関連する開発事例
IT系商社さま ライセンス管理システムの開発
年間契約型のサブスクリプションサービスについて、契約開始日や期間をもとに終了日や通知タイミングを自動算出し、リマインド通知を自動化するシステムを開発しました。
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よくある質問
契約ごとに通知タイミングが違っても対応できますか？
はい。契約種別やサービス内容に応じて、通知タイミングを設定できるように設計できます。
顧客にも通知メールを送れますか？
可能です。社内担当者向けの通知だけでなく、顧客向けの通知メールにも対応できます。
契約書ファイルの管理もできますか？
対応可能です。契約情報にPDFなどのファイルを紐づけて管理することもできます。
Contact
契約更新・期限管理に不安がある方へ
期限管理は、漏れてからでは対応が難しい業務です。現在の管理方法を確認し、通知やリマインドを自動化できる仕組みをご提案いたします。