テレワーク環境をG suiteで整える

新型コロナウイルスの影響で皆さんテレワークの実施に苦慮されているかと思います。
実業務に密着した専用システムの導入は難しくても一般的な部分ついてはG suiteやOffice365を導入することで素早く対応することが可能です。
今回は弊社でも全面的に導入しているGoogle製 G Suiteをご紹介したいと思います。

G Suiteのオフィシャページ
https://gsuite.google.com/intl/ja/

G Suiteとは

Googleが提供している一般業務で必要なものがセットになったビジネスツールです。
プランにもよりますが1アカウントあたり1360円という比較的安価なコストで導入可能です。
社内チャット/ビデオ会議/カレンダー共有/ファイル共有など一式をすぐに使い始めることができます。

社内チャット

テレワークで問題になる社員間の気軽なコミニュケーション。
社内でのメールではスピード感が足りません。そこで重要になるのが社内チャットです。
G Suiteのチャットでは複数のルームを作り、関係者のみ参加しテキストでのコミニケーションをとることができます。
また個人間ではダイレクトメッセージによるチャットも可能です。

ビデオ会議

上記の社内チャットだけでは密なコミニケーションを取ることはできません。
やはり込み入った議題は映像と音声でディスカッションする必要があります。
G SuiteにはMeetというビデオ会議システムがあります。
全てブラウザだけで動作し、新しくアプリケーションをインストールする必要もありません。

ファイル共有

上記でコミニケーションを行えても社内のファイルなどの共有をしなくては業務が止まってしまいます。
そこで利用するのがGoogleドライブです。
ブラウザだけでの利用もできますし、専用のアプリケーションを入れることでファイルサーバーと同じように扱うことができます。
アカウントの所属するグループごとに閲覧権限を設定することができ、営業部のみ・経営層のみと言ったディレクトリを作成することができます。

Office系アプリケーション

Excel/Word/PowerPoint に代わるGoogle製のオフィスアプリも含まれています。
基本的な機能は同じですが、アプリケーションのインストールなしでブラウザ上で動作するという大きな特徴があります。
また複数人で同時編集可能で、この機能が非常に強力です。
テレワーク中にチャットをしながら上司と共に見積書/提案書を作成する、書類の作成をページごとに担当を変えて同時に作り上げると言ったことが簡単にできます。
最終的にはPDFやMicrosoftのOffice形式でも出力することができます。

カレンダー共有

共有カレンダーも含まれています。
会議の予定など参加者を指定し、招待メールが送れたりと一通りの機能が揃っています。
またスマホアプリもあるので場所を問わず予定の確認をすることができます。

メール

個人用Gmailが法人のメールアドレスで利用することができます。
ブラウザもしくは任意のメーラーにて使用でき、スマホアプリによって外出先でのメール対応も容易です。

G Suiteを軸にしたエコシステム

様々なWEBサービスがG Suiteアカウントでのログインに対応しています。
また独自のシステムについてもG Suiteアカウントでのログインを導入する事が可能です。
従業員の増減はこのアカウントを管理するだけでよくなり、運用コストや削除忘れによるセキュリティリスクを低減する効果もあります。


他にも機能はありますが主要機能のみ紹介させて頂きました。
ご覧の通りテレワークを推進するのに強力な味方となる機能を一括で導入することができる非常に優れたサービスです。
この難局を乗り越えるためにぜひご検討ください。

G Suiteはシンプルで十分社内だけでも導入することができます。
もし導入にご不安があればお気軽にご相談ください。

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